Case Study

トランク活用例

使用頻度が低いかつ保管義務がある書類を

(会社員/30代/東京都)

室内型トランクルームを法人契約されている株式会社Tの総務担当、H様に活用法を伺いました。

[目次]
1.使用頻度が低いかつ保管義務がある書類を
2.機密に関わるモノですから……
3.スチールラックを買ってその中に並べています
4.たまの“おつかい”は、いい気分転換になります(笑)

使用頻度が低いかつ保管義務がある書類を

──H様の所属する株式会社T様は、トランクルームを法人契約されていると伺いました。御社の業務内容について教えてください。

弊社は、主に業務システムや基幹システムの受託開発を扱う会社です。その中でも私は経理、総務、人事などを担当する管理部門におります。

──“モノ”を扱う会社ではなく、特段、保管場所も必要なさそうに感じました。トランクルームには、何をいれていらっしゃるのですか。

伝票や発注書、納品書、請求書の控え、見積書や領収書といった経理関係の書類が主です。開発したシステムはCD-RやDVD-Rで納品することもありますが、そのコピーもトランクルームに一緒に収納しております。

あとは、会社案内パンフレットのストックとか、当面は使わないPCとかマウスとかが入っています。

──経理書類などのすぐに必要になることはないけど、保存義務があって捨てられないモノを入れていらっしゃるのですね。

はい。主に私かもうひとりの管理部門の人間が行き来することが多いですね。鍵も私が管理するようにしています。取ってきて欲しいものがあったら私に言ってね、と。

機密に関わるモノですから……

──利用しようと思ったきっかけを教えてください。

現在弊社では、ビルの1フロアをオフィスとして借りていますが、書類や納品物のコピーがかさばるのでワークスペースが狭くなっていました。社員が20名ほどの比較的小さい規模ですが、引っ越さないといけないかなと考えていたほどで。

そんな時に、弊社の代表が知り合いの方からトランクルームの存在を教えてもらったようで、私に物件探しの依頼が来たんです。

──オフィスを大きくするよりも費用が安く抑えられますし、引越しの手間もありませんものね。物件を決める際に重視された条件を教えてください。

まず、オフィスに近いかどうかです。あとは、書類やCD-Rなど機密に関わるモノですからセキュリティも重要視しましたね。コンテナ式のトランクルームもあるようですが、セキュリティや品質の観点から避け、室内に限定して探しました。

スチールラックを買ってその中に並べています

──法人契約について、利用までの流れを教えてください。

まず、ネットで良さそうな物件を見つけて「よくある質問」ページなどで法人契約が可能かどうかを調べました。

近所の3件で絞って、それぞれネットから見学の申込み。見学の際に見積もりをいただいて、社内で稟議にかけました。

予算を決めて、あらかじめそれを伝えておくのがおすすめです。契約の際には、登記簿謄本と会社の認め印、私の身分証と初期費用の支払うクレジットカードが必要でした。社内の稟議がサクサク進んだので、だいたい物件を探しはじめて1ヶ月弱くらいで契約が完了しましたね。

会社から徒歩2分くらいの場所にあったのですが、モノは管理部門の2人で丸2日かけて運びました。夏暑かったので辛かったですけれど(笑)

──それは大変でしたね。書類はどのように収納していますか。

書類はすべてファイリングされていますが、すぐに目当てのファイルが見つけられるようにスチールラックを買ってその中に並べています。CD-RやDVD-Rは、ナンバリングした段ボールに詰めていますが、それぞれの中身はエクセルの表で管理しています。

たまの“おつかい”は、いい気分転換になります(笑)

──トランクルームを実際に利用される総務担当として、使い心地はいかがですか。

まず、オフィスがスッキリしたのは良いと思います。場所もそんなに遠くないので、ストレスもないですしね。むしろ内勤なので、たまの“おつかい”は、いい気分転換になります(笑)

──物件を決める上で重視されていたセキュリティ面は、いかがでしたか。

セキュリティカードや暗証番号で入室管理がされていたり、スタッフが常駐してくださっていたりして、特に不安はないですね。24時間入退室可能ですがいつでも明るいので、安心して使えます。

──使用頻度が低いかつ保管義務がある書類などのモノを、セキュリティがしっかりしたトランクルームで賢く収納されているのですね。ありがとうございました。

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